Umowy są z nami na prawie każdym kroku. Zarówno w naszym życiu prywatnym jak i zawodowym. Bardzo często nawet nie zastanawiamy się, że je zawieramy np. umawiając się z kimś ustnie na coś lub kasując bilet w komunikacji miejskiej.
Nie oszukujmy się jednak, czasy honorowych ustnych umów odeszły już w niepamięć (nad czym osobiście bardzo ubolewam), dlatego warto wiedzieć w jaki sposób najlepiej zabezpieczyć swoje interesy. Ma to szczególnie duże znaczenie jeśli prowadzimy własną firmę.
W polskim porządku prawnym mamy kilka rodzajów umów, ale nie jest to wykład dla studentów prawa z zakresu zobowiązań, dlatego dziś skupimy się na praktycznych aspektach dotyczących jednej z najpopularniejszych form umów – umowy sporządzonej w formie pisemnej.
Jakie elementy powinna zawierać dobra umowa?
Oznaczenie rodzaju umowy
Czyli mówiąc najprościej – tytuł. W praktyce umieszczany jest zazwyczaj w górnej części dokumentu na środku strony. Przykład zapisu poniżej.
“Umowa sprzedaży”
Muszę w tym momencie zwrócić Wam uwagę na jedną bardzo ważną rzecz. To, że zawierając z kimś umowę oznaczycie ją jako “umowa o dzieło”, a umowa ta będzie miała elementy właściwe dla umowy zlecenia, nie oznacza to, że będzie to umowa o dzieło, ale właśnie umowa zlecenia. Tytuł jest jedynie wskazówką z jaką umową mamy do czynienia, natomiast to treść determinuje ostatecznie jaki jest to rodzaj umowy!
Jeśli strony zawierając daną umowę nie są do końca pewne jaki jest to rodzaj umowy lub umowa ta zawiera w sobie postanowienia charakterystyczne dla różnych umów – wtedy najprościej w tytule wpisać po prostu “umowa“. Nie jest to w żadnym wypadku błędem, gdyż tak jak już wspomniałam o charakterze umowy nie decyduje jej tytuł, a treść w niej zawarta.
Oznaczenie daty oraz miejsca zawarcia umowy
Są to kolejne ważne elementy umowy. Data jej zawarcia oraz miejsce zdecydowanie pomaga w identyfikacji danej umowy (szczególnie ma to znaczenie jeśli zawieramy kolejne umowy z danym kontrahentem).
Przykład zapisu.
“Zawarta w dniu 4 stycznia 2021 roku w Krakowie.”
Data zawarcia umowy jest elementem niezbędnym do analizy czy np. świadczenia, które są związane z daną umową, są już wymagalne (a co za tym idzie, czy mogę domagać się ich spełnienia).
Oznaczenie miejsca zawarcia umowy jest elementem, który pojawia się w praktyce, nie ma on jednak tak doniosłego znaczenia.
W mojej ocenie warto również dokonać zapisu określającego w jakim miejscu umowa ma być wykonana. Będzie to miało znaczenie na przykład przy określaniu sądu właściwego do rozpatrywania sporów dotyczących danej umowy.
Oznaczenie stron umowy
Jest to element, bez którego nie możemy mówić w ogóle o umowie. Umowa musi wskazywać pomiędzy jakimi osobami została zawarta. Oznaczenie stron umowy jest szalenie ważne i niestety bardzo często robione błędnie.
Oznaczenie stron powinno być jak najbardziej dokładne.
Przykład.
“Umowa została zawarta pomiędzy:
Marią Kowalską, zamieszkałą przy ul. Sołtysowskiej 12D/13 w Krakowie, 31-589 Kraków, legitymującą się dowodem osobistym seria i numer CAZ 389581 wydanym przez Prezydenta Miasta Krakowa, numer PESEL: 91040948090.”
Po co aż tyle danych? Przydadzą Ci się w razie ewentualnego sporu. Jeśli będziesz musiała skierować sprawę dotyczącą danej umowy do rozstrzygnięcia w sądzie, dane te będą Ci potrzebne do postępowania sądowego. Oczywiście jeśli np. nie będziesz miała numeru PESEL, osoby którą będziesz chciała pozwać, sąd sam ten numer ustali. Jednak to potrwa. Jeśli chcesz szybko i sprawnie załatwić sprawę, nie kładź sobie już na starcie kłód pod nogi!
Oświadczenia stron
Oświadczenia stron są podstawowym elementem umowy. Precyzują jej przedmiot (po co w ogóle daną umowę zawieramy), a także regulują uprawnienia i zobowiązania stron umowy.
Przykład.
“Sprzedający oświadcza, że jest właścicielem przedmiotu umowy.”
“Wykonawca oświadcza, że posiada niezbędne uprawnienia do kierowania pojazdami i może bez przeszkód świadczyć usługi transportu na rzecz Zamawiającego.”
“Wykonawca oświadcza, że Przedmiot Umowy nie narusza ani praw majątkowych ani osobistych osób trzecich oraz jest samodzielnym i oryginalnym utworem w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).”
Przy opisywaniu oświadczeń stron precyzja i dokładność będą Twoim sprzymierzeńcem! Niestety czycha tutaj wiele pułapek z których bardzo często nie zdajesz sobie sprawy. Nieprecyzyjne zapisy mogą sprawić, że umowa nie będzie wykonywana w sposób w jaki myślałaś, że będzie.
Świadczenia stron
Świadczenia stron to krótko mówiąc obowiązki stron umowy. Tutaj również kluczowa jest precyzja.
Przykłady?
“Zamawiający zleca, a Wykonawca zobowiązuje się do wykonania strony WWW, która będzie funkcjonowała pod adresem domeny _________________, zgodnie z wytycznymi wyrażonymi w Załączniku nr 1 Umowy.”
“Sprzedający sprzedaje a kupujący kupuje samochód osobowy marki BMW o numerze rejestracyjnym __________, numerze VIN _______________________, o przebiegu _________ km na dzień: _____ i godzinę __________, za kwotę 70.000,00 zł (słownie: siedemdziesiąt tysięcy złotych).”
Kilka słów wyjaśnienia do drugiego z przykładów. Po co mi w zapisie umowy przebieg samochodu w kilometrach i to jeszcze na konkretny dzień i godzinę? Dlatego, że chcesz chronić swoje interesy! Zgodnie z art. 306a kk zmiana wskazań drogomierza (inaczej cofanie lub potocznie mówiąc “przekręcanie” licznika) jest przestępstwem zagrożonym karą do 5 lat więzienia! Oznaczając konkretnie w umowie sprzedaży z jakim przebiegiem licznika go kupujesz zabezpieczasz się na ewentualność potencjalnego postępowania karnego. Co więcej, wskazanie godziny jest istotne np. przy otrzymaniu mandatu z fotoradaru i może pomóc Ci w wyjaśnieniu, iż to nie ty dokonałaś wykroczenia drogowego.
Jeśli nie jesteś pewna jakichś zapisów w umowie, zawsze rekomenduje skontaktowanie się z prawnikiem. Żaden dobry prawnik nie dopuściłby żebyś podpisała umowę z niejasnymi postanowieniami lub postanowieniami, które dają jakiekolwiek pole do odmiennej interpretacji.
Określenie sposobu spełnienia świadczeń stron
Ten rodzaj zapisów zawiera w sobie informacje dotyczące np. tego w jaki sposób i w jakich terminach zostanie wypłacone wynagrodzenie dotyczące danej umowy. Określa się tutaj również sposób wydania przedmiotu umowy i termin jego wydania. Oczywiście im bardziej skomplikowana umowa tym zapisów tego rodzaju będzie więcej. Można również pomyśleć o dodaniu zapisów dotyczących rękojmi czy też gwarancji.
Przykładowo:
“Wykonawca odda Przedmiot Umowy Zamawiającemu do użytku do dnia _______________ 2021 roku.”
“Wynagrodzenie będzie płatne przez Zamawiającego po wystawieniu przez Wykonawcę faktury VAT. Płatność nastąpi w terminie 7 dni od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT.”
Zabezpieczenie sposobu spełnienia świadczeń przez strony – kara umowna
Zawsze powtarzam, że umowy zawierane są z uwzględnieniem “czasu wojny”, a nie “czasu pokoju”. Jeśli współpraca pomiędzy stronami układa się dobrze, nie ma potrzeby do sięgania do rozwiązań “dyscyplinujących”. Bardzo często samo zagrożenie karą jest wystarczającą motywacją do spełnienia wszystkich świadczeń wynikających z danej umowy. Jeśli jednak nie jest – zapisy takie są bardzo przydatne.
Podam, Ci jednak przykłady takich zapisów.
“Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w przypadku:
1) opóźnienia w realizacji zleconych robót, w stosunku do terminu określonego przez Zamawiającego, który został przez Wykonawcę zaakceptowany – w wysokości 0,5% wartości wynagrodzenia całkowitego brutto należnego za dany zakres robót, za każdy dzień opóźnienia,
2) opóźnienia w wykonaniu obowiązków, o których mowa w § ________ Umowy – w wysokości 0,25% wartości wynagrodzenia całkowitego brutto należnego za dany zakres robót, za każdy dzień opóźnienia.”
Tutaj musisz bardzo uważać! Karę umowną można zastrzec tylko dla świadczeń NIEPIENIĘŻNYCH! W innym przypadku taki zapis będzie nieważny.
Oznaczenie czasu trwania umowy
Umowa może zostać zawarta na czas oznaczony bądź też nieoznaczony.
“Umowa zostaje zawarta na czas nieoznaczony.”
“Umowa zostaje zawarta do dnia 31 grudnia 2021 roku.”
Określenie sposobu rozwiązania umowy
Czasem zdarza się tak, że realizacja umowy nie idzie tak, jakbyśmy tego chcieli. Dlatego ważne jest, aby umieścić w umowie zapisy dotyczące możliwości jej rozwiązania. Rozwiązanie umowy za porozumieniem stron jest zawsze możliwe dlatego, nie ma potrzeby umieszczania tego typu zapisów. Chodzi tutaj o sytuacje, gdzie jedna ze stron chciałaby wcześniej zakończyć współpracę.
W umowie można uregulować odpowiednio kwestię wypowiedzenia umowy bądź też odstąpienia od niej. (temat sposobów rozwiązania umowy zostanie przez nas szczegółowo omówiony w artykule, który ukaże się 25 stycznia 2021 roku).
Przykłady zapisów.
“Każda ze stron może wypowiedzieć Umowę pisemnie z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia.”
“Zamawiający ma prawo do odstąpienia od Umowy w przypadku nieuzasadnionego przerwania realizacji prac będących przedmiotem Umowy przez Wykonawcę na okres dłuższy niż 7 dni, jak też niewykonywania lub nienależytego wykonywania Umowy.”
Postanowienia końcowe
Postanowienia końcowe zawierają uregulowania, które nie zostały zapisane nigdzie wcześniej. Najczęściej są to postanowienia dotyczące formy zmiany umowy, właściwości miejscowej sądu, zapisów na sąd polubowny czy też adresów do korespondencji stron.
Przykłady zapisów.
“Umowa została sporządzona w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron.”
“Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.”
“Wszelkie załączniki stanową integralną część umowy.”
Podsumowanie i wyzwanie!
Opisane przeze mnie elementy umowy oraz stosowne przykłady są jedynie wskazówką, jak można skonstruować daną umowę. Prawda jest taka, że każda umowa jest inna. Zazwyczaj najlepszymi umowami są te, które “są skrojone dla nas na miarę” bo uwzględniają naszą sytuację i to, co dokładnie chcemy osiągnąć zawierając daną umowę. Jeśli chcesz skorzystać ze wzorów umów – OK, ale ze sprawdzonego i rzetelnego źródła! (od prawników :))
Nie chciałabym, aby ktoś poczuł się urażony, ale chcę żebyś była wyczulona na sytuacje kiedy w ramach jakiegoś pakietu, który zakupiłaś od mentora biznesowego daje Ci on darmowy wzór jakiejś umowy. Niestety jeśli tym mentorem nie jest prawnik, może okazać się, że ta umowa nie jest dobra. Że zawiera niedozwolone klauzule, lub jest nieprecyzyjna – po prostu dla Ciebie niebezpieczna! Zwracaj na to proszę uwagę, bo w sądzie bardzo często nie można już nic zrobić, jeśli zawarłaś dla siebie niekorzystną umowę (wbrew obiegowej opinii prawnicy nie są cudotwórcami). Fajnie, że gratis ale pomyśl ile może Cię to potem kosztować.
Na Instagramie w miesiącu styczniu prowadzimy akcję #umownystyczeń. W ramach tej akcji na blogu w każdy poniedziałek (w styczniu) będą pojawiać się artykuły dotyczące umów. Odmieniamy je przez wszystkie przypadki! Na Instagramie co środę (również w styczniu) przeprowadzamy DARMOWE wyzwanie, gdzie będziesz mogła sprawdzić czy Twoje umowy są w porządku! Zajrzyj do nas koniecznie @prawniczki_dla_kobiet.
Potrzebna pomoc?
Jeśli stwierdzisz, że potrzebujesz pomocy przy sporządzeniu lub analizie swojej umowy chętnie pomogę!
Photo by Romain Dancre on Unsplash